Hoy me dirijo en moto a la Plaza de Antonio Martelo, arboleada y popularmente famosa por sus caipiriñas. El sol ya quema -de hecho, me quemé- y Pepe Ramírez me espera para tomar algo en una terraza y conversar sobre eventos, comunicación y protocolo.
Mirar el Instagram de Pepe es enterarte de lo que pasa en Sevilla y alrededores. El día que no tiene dos eventos o más en Sevilla es porque uno de ellos lo tiene en Madrid, en Cádiz o en las Islas Canarias.
Pepe es organizador de eventos en el ámbito del protocolo y las relaciones públicas. Desde hace 8 años tiene su propia firma y ha trabajado con su equipo en eventos tan relevantes como Icónica, los Latin Grammys, la Bienal del Flamenco, los Premios Escaparate o el South International Series Festival. Es amigo desde hace varios años y, encantador como es, me ha hecho un hueco en su agenda para esta pequeña entrevista.
(F) Pepe, ¿la primavera es el punto más alto de los eventos en Sevilla o le gana el otoño?
En cuanto a eventos, Sevilla tiene dos épocas en el año fuertes: una es el otoño, que es fundamentalmente cultural, y luego la primavera, que hay muchos eventos sociales.
(F) Estudiaste periodismo, ¿cómo llegaste al mundo de los eventos?
Estudiando periodismo cursé una asignatura de libre configuración de protocolo—dos o tres tardes fueron—. Me cambió el chip. Era época de cambios en el sector del periodismo tradicional y en el protocolo vi mi nicho. Después me especialicé con un máster y empecé a trabajar en el sector.
(F) ¿Y cómo es tu día a día? Tu Instagram es una pasarela de eventos…
Es una locura, que llevo bien gracias a mi manía de tenerlo todo organizado y estructurado y a mi equipo. Hay que ser autocrítico y saber hasta dónde podemos llegar solos o desde qué punto hay que ir acompañado, y si quieres crecer, tienes que crecer en equipo. Mi trabajo no entiende de horarios, no entiende de día laborable o días festivos. Al final, dedicándote a las relaciones públicas, una relación no termina a las 2 de la tarde: una relación continúa. En cualquier momento te pueden llamar, te pueden preguntar algo o puede surgir un proyecto.
Imagínate el Tomorrowland aquí en Sevilla
(F) Hay una frase que le escuché una vez a Ágatha Ruiz de la Prada en un podcast, decía que, ante una ruptura sentimental y para conocer gente “hay que apuntarse hasta la inauguración de una gasolinera.” A mí esa frase me hizo mucha gracia y me la llevo a lo comercial. ¿Estar en tantos sitios te hace que estés en más sitios?
Se ha dicho de toda la vida, aunque a veces no guste: el dinero llama al dinero. El trabajo llama al trabajo. El estar en sitios te hace que estés en más sitios todavía.
A veces me invitan a eventos y aunque no me llame la atención a nivel personal tengo que ir. Networking. No soy consumidor de moda flamenca y me invitan a muchos desfiles de moda flamenca. Networking. Que la gente te siga viendo y tú seguir viendo a la gente, que la gente no se olvide de ti, porque estamos en un mundo tan frenético que en el momento que pasamos desapercibidos empezamos a ser olvidables.
(F) ¿Y qué papel juega en este sentido tu marca personal?
A ver, es interesante esta pregunta porque me encuentro ahora mismo en una situación en la que queremos cambiar el nombre de la empresa. Cuando digo “queremos” me refiero a mi equipo. Empecé por mi cuenta, yo me lo guiso, yo me lo como. Pero ahora hay un equipo detrás y hay personas del equipo que sí que las vinculan conmigo, así que le estamos dando una vuelta al naming.
En el emprendimiento es importante iniciarse a través de tu marca personal. Y más en el ámbito de la comunicación, protocolo y relaciones públicas, que la gente relacione tu trabajo con tu persona.
Hay que ser autocrítico y saber hasta dónde podemos llegar solos o desde qué punto hay que ir acompañado, y si quieres crecer, tienes que crecer en equipo
(F) Vamos a ir por una parte un poquito más técnica. Imagínate que alguien es ajeno a todo este sector. Yo estaba revisando tu currículum y he visto muchos cargos. Haz una descripción rapidísima, en plan ping pong. Responsable de protocolo, ¿qué es?
El responsable de protocolo es el que ordena las autoridades y las precedencias cuando asisten determinadas personalidades a un evento.
(F) ¿Y el responsable de invitados?
Todos los invitados que tengan una parte de implicación en el evento tienen una serie de necesidades de logística: de viaje, alojamiento, dietas, transfer, atención para cualquier cosa. Pues ese es el responsable de invitados, el que coordina todo eso.
(F) Acomodación VIP.
Pues todas estas personas a las que previamente les hemos hecho toda esa agenda y esa ruta, luego la acomodación en un teatro, en un auditorio, en un espacio… No es lo mismo acomodar al público general, con todo mi respeto, que a autoridades o personalidades que tengan cierta relevancia.
(F) Atención artistas.
Bueno, pues cuando estás en el backstage de un concierto o de un evento, ese artista o esa persona que va a salir al escenario tiene una serie de necesidades, tiene una serie de atenciones que requieren tener a una persona pendiente de eso.
El dinero llama al dinero. El trabajo llama al trabajo. El estar en sitios te hace que estés en más sitios todavía.
(F) Has trabajado en festivales de cine, de música, premios, eventos institucionales… ¿Qué nexo une a estos eventos que a priori no tienen tanto en común?
Bueno, pues en común tienen que todas requieren de una organización previa exhaustiva y que todas están supeditadas a imprevistos. ¿Por qué? Porque estamos trabajando con personas para personas. Nuestro trabajo a menudo es coordinar para que todo fluya y para que no se noten los imprevistos.
(F) Piensa en cómo explicarle a un director de comunicación por qué tiene que invertir en un evento. ¿Cuál es tu argumento? ¿Por qué invertir en un evento y no en otro tipo de acción de comunicación o comercial?
El evento es una herramienta más de comunicación, que puede y debe ser complementaria a todo lo que ellos hacen. Por ejemplo, una marca de coches tiene su director de comunicación que invierte en publicidad en la tele, en pantalla offline, en publicidad en redes sociales; pero si hace un evento de presentación de un coche con el coche en directo, in situ, lo dirige a una serie de medios de comunicación especializados en el sector del motor e implica a una serie de prescriptores en este ámbito, obviamente esa herramienta de comunicación va a tener un impacto brutal. Dependiendo de qué producto sea o qué es lo que quieras mostrar o comunicar, el evento te va a posicionar en mayor o menor medida, pero siempre te va a ayudar, siempre va a sumar.
(F) ¿Y qué papel juega la experiencia de la persona que asiste, sea un usuario, un empleado, un invitado, en la construcción de la marca que quieras promocionar en ese evento?
Lo más importante es que la experiencia de la persona que está asistiendo sea buena. Yo siempre pongo el foco en la persona que asiste. Cuando hacemos una visita de prospección a un espacio, siempre me pregunto: a ver, si viene alguien en silla de ruedas, ¿esa persona va a poder pasar por aquí? ¿Va a poder acceder a esta zona que es un poco más VIP? Todo eso hay que tenerlo en cuenta. Ponerte siempre en el papel del usuario final.
(F) ¿Hay detalles que son invisibles para una persona de fuera, pero que para ti son determinantes para que un evento funcione?
Sí, bueno, algo tan sencillo como una escaleta para controlar los timings. Desde fuera eso no se ve; por tanto, cuando ya estás en el evento in situ y ves que hay dos cosas que no han seguido ese orden, tú te das cuenta y probablemente los asistentes no lo han notado.
(F) ¿Qué importancia le das a una agenda de contactos, a una lista de invitados? ¿Qué papel tienen a nivel de comunicación?
La agenda es la herramienta más importante que tenemos en la empresa, porque de ahí tenemos futuros clientes, tenemos clientes que ya lo son, tenemos gente a la que invitamos a eventos que organizamos con otros clientes y que a su vez nos aportan esa visibilidad, esa repercusión, ese enriquecimiento de que un evento sea mejor o peor. Importante: tiene que estar constantemente actualizada. Quien ayer era director de tal o cual empresa, hoy puede estar en otro sector; quien hace dos días estaba en el Ayuntamiento, ahora trabaja en Diputación o la Junta de Andalucía.
(F) ¿A menudo es el quién, y no el qué, lo que hace que un evento sea exitoso?
Buena pregunta. El 90% de las veces te diría que sí, que depende mucho de quién va. Porque al final quién va es lo que te va a hacer que tu evento tenga más o menos repercusión. Un evento es una herramienta de comunicación.
(F) Y hablando un poco de actualidad: hace unos días se ha hablado mucho del tema de los influencers en los Goya, personas que a priori parece que no tienen mucho que ver con el evento en sí pero que están ahí porque aportan otra serie de valores de comunicación. ¿Tienes alguna opinión sobre ese tema?
Yo creo que el concepto de “influencer” lo tenemos como algo nuevo, pero personas que han influido en un evento, sector, marca o producto han existido siempre, aunque con otros nombres.
Es importante en este tipo de eventos darle prioridad a las personas que pertenecen a ese sector —en este caso, el cine—. Los Goya ya tienen una repercusión nacional suficiente como para no necesitar el altavoz de influencers que no sean del sector.
(F) Vamos a cambiar un poco de tercio. ¿Cómo se lleva la IA con los eventos? Se habla mucho de que en determinados tipos de trabajo los va a sustituir, pero en un evento físico al final las relaciones son persona a persona, es un tema experiencial.
La IA, en nuestro sector, nos ayuda muchísimo en la parte previa. Un evento no es solamente cuando la gente lo vive: un evento es el pre, el evento y el post. En el pre y en el post, la IA nos está ayudando a optimizar muchísimos recursos y a simplificar y agilizar muchos procesos. Y eso es importante en un sector que vive mucho del “para antes de ayer”.
En el directo, la IA no puede sustituir el trato humano que te da una azafata, o cómo te sirve la copa un camarero, o cómo, con una mirada el técnico de sonido sabe que tiene que hacer un cambio en los controles. En el directo, ahora mismo es difícil que la IA llegue a igualar la parte humana.
La agenda [de contactos] es la herramienta más importante que tenemos en la empresa
(F) Y una reflexión positiva sobre la IA en el mundo de la comunicación.
Nos ayuda a simplificar muchos procesos. Voy a decir algo tan simple como redactar un mail a un patrocinador. Yo sé quién es ese patrocinador, yo sé lo que le quiero vender, pero en un mail le tengo que sintetizar todo muy bien para captar su atención. La IA nos ayuda en ese proceso.
(F) ¿Qué evento te gustaría traer como profesional a Sevilla?
Voy a ser muy ambicioso y optimista: imagínate el Tomorrowland aquí en Sevilla. También, aunque no sea aquí en Sevilla, trabajar en Coachella sería un sueño.
(F) Y ya para terminar, un consejo que le quieras dar a una persona que esté empezando o que se esté reformulando profesionalmente.
Pues mira, le daría tres, si me lo permites. Que haga lo que le gusta, que se forme y que trabaje duro. Hay que trabajar para conseguir lo que uno quiere, nadie regala nada. Y finalmente, que no dejen a un lado el factor emprendimiento, que lo intenten.
[El éxito de un evento] ] depende mucho de quién va. Porque al final quién va es lo que te va a hacer que tu evento tenga más o menos repercusión. Un evento es una herramienta de comunicación.
*Si has llegado hasta aquí, gracias por leerme. Si además quieres compartirlo, gracias doblemente.
** Este post forma parte de una serie de entradas cuyo denominador común son aprendizajes del Máster en Dirección de Comunicación Comercial y Digital de la Escuela de Negocios de la Cámara de Comercio de Sevilla. Busca más como este en la sección DIRCOM.
Pizpireto y charlatán
